كيفية إعداد بريد إلكتروني احترافي
في عصر التكنولوجيا الرقمية، أصبح البريد الإلكتروني وسيلة التواصل الرئيسية في بيئة العمل وغير العمل حتى في الرسائل الشخصيه اصبح البريد الالكتروني مهم. إن القدرة على كتابة بريد إلكتروني احترافي وفعال هي مهارة لا غنى عنها لأي شخص يسعى للنجاح في حياته المهنية. معًا صديقي القارئ الجميل سوف نظهر الخطوات والاستراتيجيات التي ستساعدك على إنشاء رسائل بريد إلكتروني تترك انطباعًا إيجابيًا وتحقق الغرض المنشود منها .
1. اختيار عنوان البريد الإلكتروني المناسب
 |
| كيفية-إعداد-بريد-إلكتروني-احترافي |
قبل أن نتعمق في محتوى البريد الإلكتروني، دعونا نبدأ من البداية: عنوان بريدك الإلكتروني . إن اختيار عنوان بريد إلكتروني مهني هو الخطوة الأولى نحو إنشاء هوية رقمية احترافية.
- استخدم اسمك الحقيقي: مثل "gmal.hassan@example.com"
- تجنب الأسماء المستعارة أو الألقاب غير الرسمية
- فكر في إضافة مؤهلاتك إذا كان ذلك مناسبًا: "dr.gmal.hassan@example.com"
نصيحة: إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا شخصيًا للعمل، فكر في إنشاء حساب منفصل للاتصالات المهنية.
2. صياغة عنوان الموضوع بعناية
سطر الموضوع الاول هو أول ما يراه المستلم، لذا من الضروري أن يكون واضحًا وموجزًا ومعبرًا عن محتوى الرسالة.
- كن محددًا ومختصرًا
- استخدم كلمات مفتاحية تلخص موضوع الرسالة
- تجنب استخدام علامات التعجب أو الكتابة بأحرف كبيرة.
مثال جيد: "اقتراح لتحسين عملية التسويق - للمراجعة قبل 15/7"
مثال سيء: "مهم!!! اقرأ هذا فورًا!!!"
فيديو كيفية إعداد بريد إلكتروني احترافي
3. البدء بتحية مناسبة
البدء بتحية مناسبة يضع النغمة الصحيحة لبقية الرسالة. اختر التحية بناءً على علاقتك بالمستلم ودرجة الرسمية المطلوبة.
- للرسائل الرسمية: "السيد/السيدة [اللقب]" أو "عزيزي السيد/السيدة [اللقب]"
- للرسائل شبه الرسمية: "مرحبًا [الاسم الأول]"
- للزملاء المقربين: "صباح الخير [الاسم الأول]" أو "مساء الخير [الاسم الأول] او اهم شي وهو السلام عليكم ورحمة الله وبركاته "
نصيحة: إذا لم تكن متأكدًا من جنس المستلم، استخدم اسمه الكامل بدلاً من "السيد" أو "السيدة".
4. تقديم نفسك بشكل مناسب
إذا كنت تتواصل مع شخص للمرة الأولى، من المهم تقديم نفسك بشكل واضح ومختصر وجذاب ده اول مره يعرفك ركز انبوس علي ايدك.
مثال: "اسمي أحمد حسن، وأنا مدير التسويق في شركة XYZ. أكتب إليكم بخصوص..."
5. الدخول مباشرة في صلب الموضوع
بعد التحية والتقديم، انتقل مباشرة إلى الغرض من رسالتك. الناس مشغولون، لذا قدر وقتهم واذهب مباشرة إلى النقطة الرئيسية.
- ابدأ بجملة توضح سبب كتابتك
- كن واضحًا ومباشرًا
- إذا كنت تطلب شيئًا، اذكره في بداية الرسالة
مثال: "أكتب إليكم لطلب موافقتكم على الطلب المقدم لكم برقم 602."
6. تنظيم محتوى الرسالة
نظم محتوى رسالتك بطريقة منطقية وسهلة القراءة. استخدم الفقرات القصيرة والنقاط الرئيسية لتسهيل قراءة وفهم رسالتك.
- استخدم فقرات قصيرة لكل فكرة رئيسية .
- استعن بالقوائم النقطية أو المرقمة للنقاط المهمة.
- اترك مسافات بين الفقرات لتحسين قابلية القراءة
7. الحفاظ على لغة مهنية ونبرة مناسبة
اللغة والنبرة التي تستخدمها في بريدك الإلكتروني تعكس صورتك المهنية. احرص على استخدام لغة رسمية ومحترفة، مع تعديل النبرة حسب العلاقة مع المستلم والسياق.
- استخدم لغة واضحة وموجزة.
- تجنب العامية والمصطلحات غير الرسمية.
- كن إيجابيًا ومهذبًا حتى عند التعامل مع مواقف صعبة .
نصيحة: تجنب استخدام الرموز التعبيرية في الرسائل المهنية، إلا إذا كانت ثقافة الشركة تسمح بذلك وكنت على علاقة وثيقة بالمستلم.
8. مراجعة الإملاء والقواعد
الأخطاء الإملائية والنحوية يمكن أن تقوض مصداقيتك المهنية. خصص وقتًا لمراجعة رسالتك بعناية قبل إرسالها.
- استخدم أدوات التدقيق الإملائي والنحوي
- اقرأ الرسالة بصوت عالٍ لاكتشاف الأخطاء
- فكر في طلب زميل موثوق به لمراجعة الرسائل المهمة
9. إضافة توقيع احترافي
التوقيع الاحترافي يضيف لمسة مهنية لبريدك الإلكتروني ويوفر معلومات الاتصال الضرورية.
يجب أن يتضمن التوقيع:
- اسمك الكامل
- منصبك الوظيفي
- اسم الشركة
- رقم الهاتف
- الموقع الإلكتروني للشركة (إن وجد)
مثال:
مع أطيب التحيات،
أحمد حسن
مدير التسويق، شركة XYZ
هاتف: +971 55 123 4567
www.xyzcompany.com
10. التعامل مع المرفقات بحكمة
إذا كنت ترسل مرفقات مع بريدك الإلكتروني، تأكد من اتباع هذه النصائح:
- أشر إلى وجود المرفقات في نص الرسالة
- تأكد من إرفاق الملفات قبل الضغط على "إرسال"
- استخدم أسماء ملفات واضحة ومفهومة
- ضغط الملفات الكبيرة لتسهيل إرسالها واستلامها
11. اختيار التوقيت المناسب للإرسال
توقيت إرسال البريد الإلكتروني يمكن أن يؤثر على معدل استجابة المستلم. فكر في الوقت الأنسب لإرسال رسالتك:
- تجنب إرسال رسائل غير عاجلة خارج ساعات العمل مش الساعة 2 بليل تروح باعت رسالة لا ماينفعش يابو اخوي كده .
- راعِ المناطق الزمنية المختلفة عند التواصل دوليًا
- استخدم ميزة جدولة الإرسال إذا كانت متاحة في برنامج البريد الإلكتروني حتي يقوم بارسال الرسالة في وقت انت تحدده .